2024年も年末が近づく現在、世界中（日本国内でさえも！）のパートナーと英語でメールをやり取りすることは、ビジネスシーンで当たり前のタスクとみなされるようになりました。
日本語と同様に、シーンに合わせて表現や言葉遣いを使い分けることは英語でも大切なエチケットです。
今回の投稿では、英語でビジネスメールを書く際の基本的な注意事項で、書き出しに関わる2点を説明します。
1. 件名には適切な言葉を選び、簡潔に仕上げる
メールを受信した人の目に最初に留まるのは、「件名」です。適当に言葉を入力するのではなく、慎重に考える必要があります。
近年は各種メールサービスの迷惑メールフィルター（spam detection filter）が急速に進化しています。言語としての性質のためか日本語の迷惑メールフィルターはまだまだ発展途上ですが、英語の迷惑メールフィルターは桁違いにハイレベルです。特に初めてメールを送信する相手の場合は言葉を慎重に選ばないと、送ったメールが先方の迷惑メールフォルダに直行することになります。
また、迷惑メールフィルターを無事にくぐり抜けても、怪しい言葉が件名に入っているとマーケティングメールと勘違いされ、読まずに削除されてしまう可能性もあります。
<良い例>
Invitation: [meeting/conference title] on [date]
A few questions about [specific item/event]
Professional help needed for [specific issue]
<悪い例>
You are invited!
Question
Help, please
上記に加え、spam detectionのアルゴリズムに引っかかりやすい言葉を単独（もしくは2～3語と組み合わせるだけ）で件名に入力するのは避けた方が賢明です。
<避けた方が良い言葉の例>
Refund
Urgent
Overdue
Act now
Free
2. 宛名のスペルは正確に
日本人が不慣れな英語の名前を書く際は、スペルを間違えないよう細心の注意を払いましょう。英語の名前には、さまざまなバリエーションがあります。
<例>
Michael – Micheal
Philip – Phillip
Bryan – Brian
Sara – Sarah
Katherine – Catherine
英語のメールの宛名で最も一般的に使用されているのは、”Dear [first name],”や “Dear Mr/Ms [last name],”です。
女性のhonorificsには伝統的に”Miss”, “Mrs”, “Ms”がありますが、近年は“Ms”だけを用いるのが一般的な傾向です。また、西洋社会ではLGBTQI運動に代表されるように、男女を区別したがらない人が増えており、“Mx”の使用が広まりつつあります。筆者が暮らすオーストラリアでは、パスポートの性別に“M (male)” と“F (female)”だけでなく“X (non-binary)”が選べるようになっています。しかし、特別な例外を除き、一般的なビジネスメールでは“Mr”, “Ms”が無難です。
学術界でメールをやり取りする場合は、honorificsを一般的なビジネスシーン以上に慎重に考えなくてはなりません。“Professor”, “Professor Emeritus”, “Honorary Professor”, “Associate Professor”など、さまざまなhonorificsがあるので、出版物や大学のウェブサイト等で確認する必要があります。なお、一般的なアカデミックスタッフ（博士号取得者）は“Dr [last name]”と表記します。
基本的に、上記の注意事項は初めてメールを送る場合や親しい間柄でない相手にメールを送る場合に当てはまります。
相手の職位や学位を問わず、親しい関係が築けている場合は、“Dear [first name],”で問題ありません。関係性次第では“Hi [first name],”も使用できますが、この判断は状況に大きく左右されるので、メールを書く時点に至るまでの経緯を確認しない限り、何とも言えません。
Honorificの最後にfull stop “.”を入れるか入れないかは、アメリカ英語とイギリス英語で異なります。筆者が暮らすオーストラリアでは基本的にイギリス英語が使用されており、honorificの後にfull stopは使用しないのが一般的です（e.g., Dear Mr Wong,）。
英語メールは外注して時間を有効活用
友人とのメール交換と異なり、ビジネスでやり取りするメールを作成するには、大変な集中力が必要です。日本語であっても、状況によっては相当気力を消耗する作業です。ましてや英語でメールを書くとなると、数時間、半日、一日、とかなりの時間と労力を費やすことになり、優先順位が高いタスクの完了に遅れが生じる恐れがあります。
MAZ Translationでは、オーストラリアの学術界と産業界で英語ネイティブスピーカーと15年以上日常的にコミュニケーションを取って来たLead Translatorが、日本語で考えた内容を自然な英語で表現するサポートを提供しています。
時間は有限です。英文メールに何時間も貴重なリソースを費やす代わりに、MAZ Translationに英語の文章作成を任せ、英語メールの事は暫く忘れて優先順位の高いタスクに集中しましょう。
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